Quản lý thời gian và làm việc hiệu quả hơn

1. Danh sách những việc cần làm (To do list)

Lập danh sách là cách tốt nhất để chúng mình quản lý thời gian. Liệt kê ra những công việc trong ngày cũng cho phép mình xem và theo dõi toàn bộ tiến trình. Kể cả có điều gì khiến bản thân mất tập trung thì chỉ cần nhìn vào danh sách cũng biết được sẽ phải làm gì tiếp theo. Hãy luôn có sẵn cho mình 2 to do list, ngắn hạn và dài hạn.

2. Tập trung vào từng việc một

Nếu có một nhiệm vụ thì hãy cố gắng hoàn thiện nó đến cùng. Nhiều người sẽ nói là “Ôi 1 ngày có 24h nên tôi cố gắng làm hết tất cả mọi thứ. Làm sao mà có thể làm từng việc 1 được”. Gen Z chúng mình lúc nào cũng muốn thể hiện sự năng động của bản thân nhưng nếu ôm đồm quá nhiều cùng một lúc sẽ ảnh hưởng xấu đến kết quả sau này. Đối với mình, làm 1 việc thật tốt còn hơn làm 10 việc mà chả đâu vào đâu.

3. Tự giới hạn thời gian cho bản thân

Hãy coi làm việc giống như 1 trò chơi, mỗi màn sẽ có khoảng thời gian nhất định và bạn buộc phải hoàn thành nhiệm vụ trước khi thời gian kết thúc. Đặt thời gian cố định cho mỗi việc là một hoặc hai giờ, tập trung tuyệt đối trong khoảng thời gian đó. Đảm bảo khi hoàn thành xong thì hứng thú vô cùng luôn.

4. Không phân tâm (No Distractions)

Phải công nhận khi ngồi vào bàn học hay làm việc thì rất hay bị phân tâm bởi tin nhắn, mạng xã hội,… 😩 Mình thấy chúng ta cần nghiêm khắc với bản thân hơn 1 chút. Chuyển điện thoại sang chế độ máy bay, tắt tiếng, ngắt kết nối wifi hoặc để điện thoại xa khỏi khu vực chúng ta ngồi để hạn chế việc bị phân tâm. Thời gian đầu sẽ cảm thấy khó chịu “ngứa ngáy chân tay” lắm nhưng mình tin rằng cứ lặp lại mỗi ngày thì sau này kể cả điện thoại có để bên cạnh thì chúng mình cũng tự biết mình cần phải tập trung vào điều gì trước.

5. Áp dụng Pomodoro Technique

Phương pháp Pomodoro là một phương pháp đưa ra thời gian nghỉ ngắn trong quá trình làm việc. Trong thời gian làm việc, trọng tâm duy nhất của chúng mình là hoàn thành một điều. Cụ thể, quá trình được diễn ra theo các bước:
Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

Quy luật:

Phương pháp được áp dụng theo quy luật chia các nhiệm vụ lớn thành chuỗi các nhiệm vụ nhỏ. Và tập trung 100% giải quyết trong một thời gian ngắn. Quãng thời gian này được gọi là phiên làm việc ngắn. Nếu buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có ½ hoặc ⅔ Pomodoro đâu nha. Các khoảng nghỉ sẽ được xen vào giữa những khi làm việc căng thẳng. Khi này hãy vận động cơ thể 1 chút, uống 1 ngụm nước,… để cơ thể được nạp lại năng lượng và bắt đầu các phiên làm việc ngắn tiếp theo hiệu quả và tập trung nhất.

Mong rằng mấy điều nho nhỏ này sẽ có ích với mọi người quản lý thời gian hiệu quả.

Xem thêm bài viết về quản lý thời gian, tại đây